Uudet asunto-osakeyhtiöt perustetaan nykyisin nk. sähköisinä ja vanhoja yhtiöitä ”sähköistetään”. Tämä tarkoittaa, että osakasluetteloa ylläpitää maanmittauslaitos sähköisessä rekisterissään, kun aiemmin osakasluettelon ylläpito kuului asunto-osakeyhtiölle ja isännöitsijälle. Käytännössä tämä ei juuri näy omistajan arjessa ennen kuin omistaja myy tai muutoin luovuttaa osakekirjansa uudelle omistajalle. Tämän myötä paperiset osakekirjat siirtyvät historiaan. Tämä sähköistäminen on lakisääteinen velvollisuus ja EF Isännöinti on systemaattisesti siirtänyt yhtiöitä Maanmittauslaitoksen rekisteriin sitä mukaa kun yhtiöiden hallitukset näin päättävät ja kun valmius asiaan on. EF Isännöinnillä tämä valmius on! Maanlaajuisesti siirtyminen maanmittauslaitoksen rekisteriin on vasta alussa, mutta me EF Isännöinnissä olemme katsoneet, että tämä toimenpide on järkevä tehdä ajoissa ennen viime hetken ruuhkaa. Lain antamaa siirtymäaikaa on vielä pari vuotta eli vuoden 2023 loppuun. Tämän asunto-osakeyhtiön tekemän siirron jälkeen – ei siis ennen – osakkaat voivat luopua paperisista osakekirjoista.
Onhan sinulla tallessa omistamasi yhtiön osakekirjat, nimittäin niin kauan, kunnes tuo osakerekisterin siirto on tekemättä, toimitaan aina paperisilla osakekirjoilla. Siirron jälkeen omistajan tulee siirtää osakkeensa sähköisiksi kymmenen vuoden kuluessa tai jos osakekirjat myydään tai muutoin luovutetaan siirtymäaikana, niin paperiset osakekirjat tarvitaanosakkeiden luovutusta varten.
Jos osakekirja on kadonnut, niin sitten on ryhdyttävä toimiin! Ensin on kuoletettava kadonnut osakekirja. Tätä kuolettamista voi omistaja hakea käräjäoikeudelta. Sitten kun käräjäoikeus on antanut päätöksensä kuolettamisesta, niin osakas voi ryhtyä prosessoimaan asiaa eteenpäin. Jos yhtiö ei ole siirtänyt osakerekisteriään Maanmittauslaitokselle, tulee osakkaan hakea yhtiöltä uutta osakekirjaa. Uuteen osakekirjaan tulee maininta, että se on annettu kuoletetun osakekirja sijaan ja asiakirjan allekirjoittaa hallitus. Mikäli yhtiö on siirtänyt rekisterinsä Maanmittauslaitokselle, niin asia on helpompi; osakas hakee kuolettamispäätöksen käräjäoikeudelta ja jättää sitten hakemuksen Maanmittauslaitokselle omistusoikeuden kirjaamisesta. Tällaisessa tilanteessa uutta paperista osakekirjaa ei siis enää anneta kadonneen tilalle.
EF isännöinnin isännöimissä taloyhtiöissä on jo tehty kauppoja DIAS (Digitaalinen asuntokauppa) -järjestelmän kautta ja nämä kaupat ovat tapahtuneet sujuvasti. Uuden omistajan tietojen päivittymisessä maanmittauslaitoksen tietoihin on vielä kaupan jälkeen viivettä, mutta tämä korjaantunee ajan kanssa. Koska kyseessä on uusi asia, niin kaikissa kaupoissa tehdystä kaupasta ei ole huomattu ilmoittaa ajoissa maanmittauslaitokselle. Muistattehan osakehuoneistojen kauppojen yhteydessä varmistaa, että kauppa rekisteröidään Maanmittauslaitokselle, jos kauppa koskee yhtiötä, jonka osakeluettelon ylläpito on siirretty Maanmittauslaitokselle.
Osakehuoneistorekisterin eli sähköisen huoneistotietojärjestelmän viralliset sivut ovat osoitteessa https://osakehuoneistorekisteri.fi/etusivu